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简介：东软电子病历信息系统用户手册是一份医疗信息化领域的操作指南，面向医院医护人员、系统管理员及项目实施人员，帮助读者快速掌握系统的登录方式、界面布局、病历新增/修改/删除/查询/导出等核心操作，并理解 Phis 系统在患者就诊、医生诊断、药品管理、病历管理与财务管理等环节的流程。资源为单个 docx 文档，压缩包仅 21KB，内容紧凑但覆盖完整，既包含主界面菜单栏、快捷工具栏、左侧导航栏、主工作区等模块说明，也整理了登录失败、病历无法保存或导出等常见问题的解决办法。此外还延伸介绍了基层医疗卫生信息系统 V10 及护士站相关操作，适合作为上线培训、内部制度梳理或日常查阅的参考资料。截至目前已有 1870 人学习下载，对正在部署或使用东软电子病历系统的团队有直接参考价值。

1. 电子病历信息系统用户手册.docx 到底是什么：不是用来通读的，是用来照做的

《电子病历信息系统用户手册.docx》是医院上线电子病历系统时随系统一起交付、再由信息科转给临床科室的操作文档，篇幅从几十页到两三百页不等。我见过它在护士站电脑桌面上吃灰半年，也见过夜班护士在凌晨三点靠它救回一条卡住的医嘱。真正的问题从来不是“有没有人读”，而是“遇到问题时能不能在最短时间里找到那句话”。

反直觉的结论是：用户手册的价值不在通读，而在照做。它是一份应急地图，不是一本教材。想清楚这个定位，后面怎么核对版本、怎么读流程、怎么排查对不上，就都顺了。接下来我会按自己处理此类手册的顺序来讲，适合信息科新人、科室质控员，以及负责系统培训的临床同事。

2. 拿到手册先别翻正文：版本、模块和角色权限的三张核对表

不管手册标题挂在哪家厂商名下，到我手里的第一步永远是核对，不是阅读。原因很简单：电子病历系统是持续迭代的产品，手册的编写时间、对应的系统版本、覆盖的功能模块，只要有一项对不上，后面照着做的每一步都可能翻车。花十分钟做三张核对表，往往能省掉之后十几个小时排错的血泪时间。

很多人拿到手册直接翻到“登录”章节，觉得登录谁不会。但真正上线时出问题的，恰恰是那些没被核对过的隐性差异：手册是按旧版本写的、模块清单少了一章、或者界面是按管理员权限截的图。这三件事没确认就往下走，手册越厚，误导越深。

2.1 版本核对：手册修订页和系统版本号对不上，后面全是白看

先找手册本身的修订记录。这类 docx 通常在封面后第一页，或者文档末尾，有一张修订记录表，写着版本号、修订日期、修订人、修订说明。再查系统实际版本：登录电子病历系统后，版本号一般出现在登录页左下角、主窗口的“关于”菜单或“帮助”里。两边的信息要能对应上，至少要保证手册的修订日期不早于系统部署日期。

操作上有个容易忽略的细节：医院里跑的版本很多不是厂商原版号，而是实施方二次定制后的版本，版本号字符串对不上是常态。这时候别纠结数字是否完全一致，只要系统最近一次升级日期早于手册修订日期、功能描述又能对得上，就可以用。对不上的情况，我一般会在手册封面写一行“系统当前版本 X.X，手册待更新”，提醒后拿到的同事别再踩一遍。

注意：版本没核对清楚之前，不要把手册直接拆成科室培训材料。我在交付现场踩过最深的坑，就是按旧手册做完培训，新系统上线第一天护士照着手册找不到“体温单录入”入口，整个护士站早上被卡住，场面很被动。

2.2 模块清单核对：门诊、住院、医嘱、病历书写、质控一个都不能少

电子病历系统的用户手册通常不是一模块一册，而是把全院功能揉成一份文档。目录本身就是模块清单，我一般会对着系统主页菜单逐项过一遍，确认手册覆盖了哪些部分。常见的模块大致如下：

核对时要特别注意“病历质控”和“系统管理”这两块。它们是手册里最容易缺、也最容易被忽略的章节，但恰恰是质控办和信息科真正要用的部分。如果手册目录里没有质控章节，不一定代表系统没有质控功能，很可能是厂商把质控单独出册了。这种情况我一般会问对接人确认是否有另一份手册，而不是默认“系统没有这个模块”。

另外，各家电子病历系统的模块命名并不统一。有的叫“住院医生站”，有的叫“医生工作站”，有的把体温单单独拆成“护理记录系统”。核对时别只对字面，要对功能：手册里写的“医生站”在系统里是不是那个每天用来开医嘱的入口，这一点比名字是否一致更重要。

2.3 角色权限核对：同一套手册，医生和护士看到的界面并不一样

最后一张核对表是角色权限。电子病历系统的界面是按角色渲染的：同一个系统，医生账号看到的是病历书写和医嘱开立，护士账号看到的是医嘱执行和体温单，收费账号看到的又是另一套界面。手册里的操作路径必须和你手上的账号角色一致，否则照着手册找菜单，大概率找不到。

这里最容易被误解的一点是：手册里画的“系统主菜单”是管理员视角的完整菜单，而医生护士登录后只能看到自己被授权的子集。所以当有人反馈“手册上写的功能我没有”时，先别怀疑手册错了，多半是权限没开。我自己的判断顺序已经固化成条件反射：先查角色权限，再查手册描述，顺序反了就是在给自己找麻烦。

3. 手册里的核心流程怎么读：从门诊接诊到病历归档的一串操作路径

三张核对表做完，手册才算进入“可读”状态。读的时候不要按章节顺序从头翻到尾，而是按自己岗位的高频流程去读。我通常建议科室把手册当导航地图：先找流程，再找流程里的每个操作节点，把每个节点的输入、输出和限制条件都当成参数来记。

电子病历系统有一个共性：界面上的按钮很多，但真正每天反复操作的流程就那么七八条。与其泛读一遍，不如拿自己科室最常用的三五条流程，逐节点对照系统走一遍。走通一条，再走下一条，比从头翻书有用得多。

3.1 门诊接诊流程：挂号、接诊、书写、处方这条链上的菜单路径

门诊医生站的核心流程，手册里通常写成一串路径。最常见的门诊接诊流程大致是：门诊医生站 → 今日患者列表 → 双击患者进入接诊界面 → 点“病历书写” → 选择门诊病历模板 → 保存并提交。读这一步时，我重点盯三个参数。

第一个参数是接诊状态。双击患者之后系统才会标记“接诊中”，这时候开的处方、检查申请才会挂到该医生名下。跳过接诊直接开单，有的系统会提示“请先接诊”，有的系统会静默地把单子挂到别的医生名下，这就是门诊典型事故的来源。第二个参数是模板。病历模板按科室维护，一个科室可能有多个模板，手册会写模板的调用入口，但不会告诉你哪个是本科室标准模板，这个要去问科室管理员。第三个参数是提交动作。“保存”和“提交”在电子病历系统里是两回事：保存只是暂存，提交才进入质控范围并锁定修改权限，提交后要改就得走“修改申请”流程。

读这类流程的时候，我会在手册边上直接标注“保存和提交不是一回事”。临床上大部分“病历写错了改不了”的求助，根源都在这一步，值得培训时单独讲。

3.2 住院医嘱流程：开医嘱、停医嘱、作废医嘱的边界条件

住院部分最核心的是医嘱流程。医嘱在电子病历系统里不是简单的“开”一个动作，而是一组状态流转：开立、复核、执行、停止，外加一个作废。医生站和护士站之间的大部分矛盾，本质是两边对医嘱状态的理解不一致。

开医嘱发生在住院医生站，医生选择医嘱类型（长期医嘱或临时医嘱），录入药品或诊疗项目，选择频次剂量，提交后进入待复核状态。护士在护士站看到待复核医嘱，核对无误后点“复核执行”，医嘱才开始真正生效。这个环节有个时间参数很关键：临时医嘱需要在规定时限内完成执行，手册里通常会写执行截止规则，但实际执行口径以科室护理管理为准。

停医嘱和作废医嘱是方向完全不同的两件事。停医嘱是治疗正常结束，医嘱状态变为“已停止”，历史记录完整保留。作废则是医嘱本身开错了，需要把它从有效记录里移除。系统里通常只有尚未复核的医嘱能直接作废，已经复核执行的医嘱只能走“停止”或“退药退费”流程。手册会用一小节讲两者区别，但临床上还是常有人混用，最后造成医嘱记录和实际治疗不一致的纠纷隐患。

3.3 病历书写与归档：模板、时限与签名规则

病历书写是电子病历系统里规则最硬的部分，因为它直接对着病历书写规范和质控要求。手册这部分通常写得最规范，但我建议把它当参数表来读，而不是当说明文。核心参数是时限和签名。

入院记录要在患者入院后 24 小时内完成；抢救记录要在抢救结束后 6 小时内据实补记；日常病程记录按病情严重程度分级，病危患者每天至少一次，病重患者每两天至少一次，普通患者每三天至少一次。这些时限不是厂商定的，是规范定的，系统只是在超时后弹提醒或记缺陷。手册的作用是告诉你系统的提醒逻辑和录入位置，而不是规定时限本身。所以读手册前，先把本科室适用的时限规则列出来，再对照手册看系统在哪几个环节做了超时拦截。

签名规则也值得单独看。现在的系统普遍支持电子签名，但“提交”不等于“签名”。有的系统需要单独的签名按钮，有的系统在特定时间段内支持批量签名。手册会写明签名入口和条件，但最常见的事故，是医生以为提交就算签过名，结果质控反馈“病历未签名”。这个坑建议科室在新人入科培训时专门讲一次，最好配上一次真实演练。

注意：任何关于病历时限、签字有效性的操作，都以当地卫生行政部门的规范文本和本院质控细则为准。厂商手册只是系统功能的操作映射，不是规则源头。

4. 手册和系统对不上的排查现场：五个常见坑和处理办法

这部分是我拿到任何用户手册后真正花时间的环节。手册写得再好，系统迭代一轮、权限收敛一版，总有对不上的地方。下面五个问题是我在多个科室反复遇到的，每条按现象、原因、解决三步拆开讲，方便直接对号入座。

4.1 截图和当前界面不一致

现象：手册里的截图按钮位置、字段名称和当前系统界面明显不同，用户照着截图找不到入口，开始怀疑自己操作有问题。

原因：手册截图是在编写时用当时的版本截的，系统升级后界面布局调整或按钮改名，而手册没有同步更新。电子病历系统一年至少有两次小版本迭代，界面微调是常态。

解决：以系统实际界面为准，把手册里的路径改写到自己账号的视角下，然后在手册对应位置用批注标注“截图已过期，以实际界面为准”。如果只是电子文档，直接在截图上方插入一行说明文字。反复对不上的章节，建议信息科收集后统一反馈给厂商更新手册，而不是让每个科室自己各改一遍。

4.2 按手册找不到菜单或按钮置灰

现象：用户反馈“手册第几章写的某个菜单，我登录后根本没有”，或者菜单在，但按钮是灰色点不动。

原因：九成是权限问题。手册写的是管理员或完整权限视角，当前账号的角色没有被授权对应菜单。剩下一成是菜单入口有层级折叠，需要展开某个导航节点才看得到。

解决：先让用户看系统右上角的账号信息或角色标签，确认当前角色；再找科室管理员确认该角色应有的菜单授权；最后才怀疑手册。按钮置灰的情况，把鼠标悬停在灰色按钮上，很多系统会显示“无权限”或“需复核后方可操作”的提示文案，这个提示往往比手册更准确。这类问题处理多了就明白：先查权限，再查手册，顺序反了就是浪费时间。

4.3 快捷键和组合键时灵时不灵

现象：手册里写的快捷键，比如保存病历用的组合键，有时候按了没反应，有时候弹出奇怪的字符，换一台电脑又正常。

原因：这类系统的快捷键依赖浏览器和输入法环境。中文输入法在中文输入状态下会截获一部分组合键，浏览器不同，快捷键支持也有差异。手册通常不会写“请在英文输入法下使用快捷键”这种细节，于是问题看起来像玄学。

解决：在手册快捷键列表页加一行提示：使用快捷键前切换为英文输入法，并确认浏览器是系统支持的那一款。如果科室电脑浏览器版本很杂，建议信息科统一下发标准浏览器，避免同一套快捷键在不同机器上表现不一致。这个问题隐蔽在它和环境相关、和系统无关，排查时很容易被带偏方向。

4.4 docx 排版错乱、图片显示不出来

现象：手册发到科室后，有人用办公软件打开，出现目录页码错乱、表格宽度变形、正文里的截图裂开或显示红叉。

原因：docx 在编写时用了特殊样式、嵌入字体或特定页面设置，在不同工具里打开渲染不一致；图片如果是链接方式而不是嵌入文档，换机器后路径失效，就会显示红叉。

解决：先确认打开用的工具版本，尽量用与编写环境兼容的办公软件。排版错乱严重时，把 docx 另存为 PDF 作为分发主格式，PDF 渲染稳定得多。图片显示红叉的，要检查图片是否真的嵌入文档——厂商交付的文档偶尔会把图片做成外部链接，拷到别的机器上就丢。我现在要求交付物同时给 docx 和 PDF 两个版本：docx 留作编辑修改，PDF 用来下发培训。

4.5 手册没有覆盖系统新增的功能

现象：系统里明显有一个新功能按钮或新菜单，手册目录里却没有对应章节，用户不敢点，怕点坏了。

原因：系统小版本先上线，手册更新滞后。这是文档类交付物最常见的时效问题，不是系统故障，也不是操作问题。

解决：信息科每次版本升级后，拿升级说明和手册目录对一遍，新增功能先以系统内的帮助文档或升级说明为准，并登记到手册待更新清单里。我自己的习惯是每季度把手册目录打印出来，和线上系统主菜单逐项比对一次，半小时能做完，但能让手册一直保持在“八九成可用”的状态，而不是变成科室里那本永远没人信的老黄历。

5. 把 docx 用起来的技巧：导航、检索、批注与岗位化拆解

手册核对完、坑排查清楚之后，最后一步是怎么让这份 docx 在科室里真正被用起来。几百页的文档直接丢给用户等于没有文档，必须做加工。加工的目标只有一个：让一个不熟悉系统的人，能在三十秒内找到自己需要的操作说明。

5.1 打开手册先开导航窗格：目录也能当程序入口用

用办公软件打开 docx 后，第一件事是打开导航窗格。Word/WPS 这类常见文档工具都有这个功能，开启后左侧会显示可折叠的标题树，点任意标题直接跳到对应章节。这比滚动翻页高效得多，等于把文档目录变成了一个类似系统菜单的导航器。操作上，在“视图”菜单里找“导航窗格”或“文档结构图”，勾选即可。

导航窗格对电子病历手册尤其好用，因为这类手册的标题层级通常就是按模块和流程组织的，章节标题和系统菜单路径高度对应。比如要找“会诊记录”怎么写，先展开“住院医生站”下的“病历书写”，再点“会诊记录”，路径清晰。我培训信息科新人时，第一个要求就是：开手册先开导航窗格，不要用滚动条找内容，那是在浪费时间。

5.2 按按钮名和报错文案检索：比按流程名找快得多

很多人查手册的习惯是搜流程名，比如搜“出院”或“转科”，但手册的叙述顺序是按模块组织的，流程名不一定出现在标题里。我的习惯是搜按钮名和报错文案。按钮名是界面上的真实文字，报错文案是系统弹出的原话，这两个词几乎百分百会在手册正文里出现。

检索用文档工具自带的查找功能，输入按钮名时用完整的界面文案，不要输拼音或缩写。手册里的按钮名如果和实际界面不完全一致，检索会落空，这时候回到界面复制真实按钮名再搜一次。这个技巧实战价值很高，尤其是深夜值班时，搜报错原文比翻目录快十倍。

5.3 按角色拆手册：把几百页拆成一张岗位操作卡

手册是给全院写的，但每个岗位只需要其中一部分。把整本手册按角色拆开，每个岗位只保留自己会用的章节，装订成操作卡，科室培训效果立刻不一样。我的做法是：先按角色圈定章节范围，再摘出高频操作做成单页速查表。

拆的时候保留原手册的页码和章节号，方便用户翻回完整手册定位上下文。操作卡不用做得精美，A4 纸打印贴在护士站或医生办公室就够，关键是步骤编号必须和系统真实界面一致。这一步是手册从“文档”变成“工具”的转折点。

5.4 打印和分发前要做的三件小事

第一件是检查修订状态，确认手里的 docx 是最新版，别把旧版打印出去。第二件是生成统一的 PDF 分发格式，避免不同设备打开 docx 时排版漂移、图片丢失。第三件是在封面或分发说明里写明四样东西：对应系统版本、适用范围、更新日期、信息科联系人。做完这三件，手册才真正从个人参考变成科室资产。

提示：在 docx 里加批注、改文字之前，先另存一个副本，原版留档。文档修改没有代码仓库那种便利的历史回退，留一份后悔药非常重要。

6. 最后一步：拿手册做一次真实走查，胜过通读十遍

所有核对、拆解做完之后，我还有一个雷打不动的习惯：让一个没参加过实施的人，拿着加工好的手册，在测试环境里完整走一遍流程。比如从门诊挂号开始，接到一个模拟患者，写一份门诊病历，开一条处方；再走一遍住院入科、开医嘱、写入院记录、写病程、出院归档。走查时手册放在旁边，每一步都对着手册操作，遇到手册没说清或说错的地方，当场标记。

这一遍走查的价值在于，它能暴露出所有静态阅读发现不了的问题。比如手册写“点保存后病历进入待提交状态”，但实际界面上根本没有“待提交”字样，只有“暂存”；再比如手册里的操作路径是管理员视角，用模拟患者账号登录后菜单少了两个入口。这些东西只有真实操作一遍才会暴露。走查完，把标记的问题集中改回手册里，这份手册才真正可信。

我自己的习惯是每次系统小版本更新后，抽一个模块走查一次。不可能全部重走，但会优先选升级说明里提到有改动的模块。走查时直接用批注功能写在 docx 上，改完导出新版本，旧版本留档。这个习惯坚持下来，手册就不会变成科室电脑里那份“从来不对”的摆设。

说到底，电子病历系统用户手册不是一份用来证明“我们交付过文档”的文件，它是系统操作知识在科室里的载体。它的好坏不在于写了多少字、截了多少图，而在于一个夜班护士在凌晨三点遇到问题时，能不能靠它三分钟内找到答案。把手册当应急地图来维护，而不是当教材来供奉，这是我在文档交付上吃过亏之后才真正想明白的。希望这套流程——先核对版本、再读流程、按现场排错、最后加工分发——能帮到你，也帮到你们科室那台永远开着手册却没人认真翻的电脑。

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